La primera parada al entrar a un alojamiento es el registro en el hotel / hostal: dni, carné de conducir, pasaporte o NIE.   Lo normal y legal es pedir el de todos, y alguna vez, surge cierta duda entre clientes sobre si es obligatorio dar todas las identificaciones.

Este proceso se puede conocer como registrar al cliente, check in o realizar el parte de viajero.   Estos datos, posteriormente se envían a las Fuerzas y Cuerpos de Seguridad.

Esta obligación tiene diferentes finalidades, perspectivas..

Desde una perspectiva de seguridad pública, la Ley orgánica 4/2015 de 30 de marzo, de protección de la seguridad ciudadana, en su artículo 25, obliga a quienes ejerzan ciertas actividades a realizar un registro documental de usuarios, entre los que se encuentran los lugares de alojamiento.

Por quien tenga curiosidad, enumeramos las actividades obligadas a mantener un registro documental:

• Hospedaje.
• Transporte de personas.
• Acceso comercial a servicios telefónicos o telemáticos de uso público mediante establecimientos abiertos al público.
• Comercio o reparación de objetos usados.
• Alquiler o desguace de vehículos de motor.
• Compraventa de joyas y metales, ya sean preciosos o no, objetos u obras de arte.
• Cerrajería de seguridad.
• Centros gestores de residuos metálicos.
• Establecimientos de comercio al por mayor de chatarra o productos de desecho.
• Venta de productos químicos peligrosos a particulares.
• Los titulares de embarcaciones de alta velocidad.
• Aeronaves ligeras estarán obligados a realizar las actuaciones de registro documental e información previstas en la normativa vigente.

Los hoteles, hostales, campings, albergues, pensiones.., todos los establecimientos hoteleros, tenemos la obligación de registrar los documentos de identidad de todas las personas que se alojen mayores de 14 años.   Estos registros los enviamos diariamente a las fuerzas y cuerpos de seguridad.

Es una obligación que nos imponen, pero desde esta perspectiva de seguridad, nos beneficia, de alguna manera, a todos, y a los clientes también.

Los establecimientos que exigimos la identificación de todos los clientes no alojamos fugitivos de la justicia. Quien tiene problemas con la justicia va a tener que buscarse alojamientos alternativos, dormir en el coche, en una tienda de campaña, o en un portal.

Por otro lado, colaboramos a construir una sociedad en que «los malos» lo tienen más difícil. Con el trabajo bien hecho, se pudo saber que quienes atentaron el 11S en USA, tuvieron antes una reunión en España, se ha detenido a prófugos y terroristas. Se han contado casos de delincuentes que se alojaban en tiendas de campaña en el monte, lo cual les minaba la moral.    Por poner un ejemplo, en el ámbito del País Vasco, la policía autonómica, detuvo a 14 personas en 50 días, como consencuencia de los partes de viajeros.

Por otro lado, puede acreditar dónde has estado y eso, también puede ser bueno. Recuerdo un cliente joven que venía con sus padres, y que los fines de semana realizaba algún acto de vandalismo en su localidad. Con el tiempo me pidieron una copia del registro de una fecha concreta. Nos explicaron que le habían acusado de quemar un  contenedor, y cuando era la fecha del contenedor, estaba alojado con nosotros. Le había hecho yo el registro.  Se libró de la condena por estar registrado. Eran de los que daban el DNI con cierto disgusto.

En nuestro caso, podemos notar con más intensidad esta finalidad, cuando se busca a un desaparecido.   No es raro que nos visite en alguna ocasión algún cuerpo de seguridad que está buscando a una persona desparecida, y que la familia busca con preocupación.

En la vida diaria, las policías de algunas provincias o Comunidades Autónomas son más exigentes que otras.   Estos cuerpos de seguridad trasladan esa exigencia a los hoteles y se puede plasmar en sanciones.    Zonas con mucho tránsito de ciudadanos, van a ser especialmente vigilados:  costas, capitales…  En algunas de estas localidades quien no lleve identificación, aunque se aloje en una habitación con su cónyuge, no va a poder pernoctar.

En otros países, el sistema es diferente, y no es obligatorio identificarse, depende de cada establecimiento.

Una perspectiva similar es la de la propia seguridad del cliente.   Quien viaja en un avión, de normal está lejos de su localidad, ante un accidente, la identificación de los viajeros ayudará mucho.   En menor intensidad, puede pasar con los establecimientos de alojamiento.      Un caso paradigmático es el del incendio del Hotel Corona de Aragón, murieron más personas de las reconocidas originalmente, pues había clientes no registrados.   De hecho se enterró un cuerpo sin identificar, que nadie reclamó y no se identificó.

La tercera perspectiva es la de generar un documento contractual.    En muchas relaciones contractuales no hay identificación de las partes, como cuando compramos en una tienda un producto de bajo coste.   A partir de cierta cuantía, o cuando se necesita factura, será obligatorio identificarse.    Un albarán es un documento contractual simple.   Por motivos fiscales, en principio, muchas compras requerirán su factura con sus datos.    Nosotros también realizamos un documento contractual, en el que nos obligamos a ofrecer alojamiento en ciertas condiciones y el cliente se obliga a pagar y cumplir con sus obligaciones.    De hecho, la normativa nos obliga a informar al cliente de diversos aspectos relativos con el alojamiento: inicio del alojamiento, fin, si existen camas supletorias, el precio inicial y final.   Con los datos, realizaremos la factura.

Otra perspectiva adicional es cumplir la normativa de protección de datos de carácter personal.   Nosotros recolectamos esos datos y estamos obligados a informar al cliente de sus derechos.   Para ello debemos retener sus datos.

Probablemente hay clientes que ven en la petición de documentación un ataque a la intimidad, e imaginan que la policía se entretiene en cotillear quien duerme dónde y con quién (los archivos que remitimos no indican quien va con quién).   Hoy en día tenemos muchos avances, que van acompañados con restricciones a la intimidad, desde llamar por teléfono, o tener un teléfono móvil, o sacar dinero de un cajero, y también dormir en un hostal.   Nosotros cumplimos nuestra obligación.